1. Wprowadzenie 

Windykacja należności stanowi istotny element zarządzania płynnością finansową każdej firmy oraz osób prowadzących działalność gospodarczą. Brak terminowych płatności może prowadzić do problemów finansowych, zatorów płatniczych, a w skrajnych przypadkach – nawet do upadłości wierzyciela. Wobec rosnącej liczby nieuregulowanych faktur oraz częstych opóźnień w płatnościach, wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak skutecznie dochodzić swoich roszczeń. Czy lepiej działać samodzielnie, opierając się na własnych zasobach i procedurach? A może bardziej efektywnym rozwiązaniem będzie zlecenie sprawy wyspecjalizowanej firmie windykacyjnej? 

W niniejszym opracowaniu analizujemy sytuacje, w których współpraca z firmą windykacyjną przynosi realne korzyści, oraz przypadki, kiedy bardziej opłacalnym wyborem może być samodzielne odzyskiwanie należności. 

2. Czym jest windykacja? – definicja i formy 

Windykacja to zespół działań zmierzających do odzyskania należności przez wierzyciela od dłużnika. Może dotyczyć zarówno osób fizycznych, jak i prawnych. Proces ten nie ogranicza się jedynie do aspektów prawnych – obejmuje również negocjacje, analizę sytuacji majątkowej dłużnika, a także działania psychologiczne i administracyjne. 

2.1 Windykacja polubowna (miękka) 

Windykacja polubowna jest pierwszym etapem odzyskiwania długu. Jej celem jest osiągnięcie porozumienia bez konieczności wchodzenia na drogę sądową. Do najczęściej stosowanych narzędzi należą: 

wezwania do zapłaty – pisemne przypomnienie o obowiązku uregulowania zobowiązania; 
rozmowy telefoniczne – często prowadzone przez wykwalifikowanych negocjatorów; 
maile i SMS-y z przypomnieniami – umożliwiają szybki kontakt i przypominają o należności; 
propozycje ugodowe i rozłożenie płatności na raty – to sposób na dostosowanie spłaty do możliwości finansowych dłużnika, jednocześnie zwiększając szansę odzyskania całości należności. 
2.2 Windykacja sądowa (twarda) 

Jeśli działania miękkie nie przynoszą rezultatu, następuje przejście do windykacji sądowej. To bardziej formalna i często kosztowniejsza procedura, obejmująca: 

wniesienie pozwu do sądu – rozpoczyna postępowanie cywilne; 
uzyskanie nakazu zapłaty – dokument sądowy stanowiący tytuł egzekucyjny; 
postępowanie egzekucyjne z udziałem komornika – w celu wyegzekwowania długu z majątku dłużnika. 
3. Współpraca z firmą windykacyjną – kiedy warto? 

Firmy windykacyjne posiadają wiedzę, doświadczenie oraz narzędzia, które pozwalają skutecznie i szybko odzyskać należności. Ich zaangażowanie może być szczególnie przydatne w poniższych sytuacjach: 

3.1 Brak zasobów (czasu, wiedzy, personelu) 

Małe i średnie przedsiębiorstwa często nie mają dedykowanego działu windykacji ani wystarczających zasobów kadrowych, by skutecznie prowadzić działania windykacyjne. Zlecenie tego zadania zewnętrznej firmie pozwala odciążyć pracowników i skupić się na podstawowej działalności firmy. 

3.2 Trudny kontakt z dłużnikiem 

W przypadku, gdy dłużnik nie odbiera telefonów, ignoruje maile lub celowo unika kontaktu, firmy windykacyjne mogą wykorzystać zaawansowane metody lokalizacji, monitoring płatności oraz profesjonalne techniki negocjacyjne, zwiększające szansę na odzyskanie długu. 

3.3 Niska skuteczność wcześniejszych działań własnych 

Jeśli wysłane wezwania do zapłaty nie przyniosły rezultatu, a dłużnik pozostaje bierny lub celowo unika odpowiedzialności, zewnętrzna firma może pełnić funkcję „czynnika zewnętrznego” – presji psychologicznej, której dłużnik nie zignoruje tak łatwo jak działań wierzyciela. 

4. Kiedy lepiej działać samodzielnie? 

Nie każda sytuacja wymaga angażowania zewnętrznego podmiotu. W wielu przypadkach samodzielne działania okazują się bardziej efektywne, zwłaszcza jeśli są dobrze przemyślane i szybkie. 

4.1 Niewielka wartość długu 

Jeśli wartość wierzytelności jest niska (np. poniżej 1000 zł), prowizja pobierana przez firmę windykacyjną może pochłonąć znaczną część odzyskanych środków. Wówczas bardziej opłacalne jest samodzielne wystosowanie kilku wezwań do zapłaty lub skierowanie sprawy do e-sądu. 

4.2 Dobry kontakt z dłużnikiem 

Jeśli relacje z dłużnikiem są pozytywne, a opóźnienie wynika z przejściowych trudności (np. problemów z płynnością), często wystarczy rozmowa telefoniczna, profesjonalne wezwanie do zapłaty lub zawarcie pisemnej ugody, która jasno określa terminy i zasady spłaty. 

4.3 Dostęp do pomocy prawnej (np. w firmie) 

Firmy posiadające własny dział prawny lub współpracujące z kancelarią mogą szybko wdrożyć procedury odzyskiwania należności, nie ponosząc dodatkowych kosztów obsługi zewnętrznej firmy windykacyjnej. 

5. Zalety i wady współpracy z firmą windykacyjną 

Zalety 
Wady 
Oszczędność czasu – działania prowadzone są bez angażowania zasobów firmy 
Koszty prowizji – wynoszące od 10% do nawet 30% kwoty odzyskanej 
Doświadczenie i profesjonalne podejście 
Ryzyko utraty kontroli nad sposobem prowadzenia sprawy 
Lepsze narzędzia (systemy IT, bazy danych) 
Nie wszystkie firmy oferują usługi wysokiej jakości 
Efekt psychologiczny – większa presja na dłużnika 
Nie każda sprawa kwalifikuje się do windykacji zewnętrznej 
6. Windykacja polubowna vs. sądowa – różnice 

Cecha 
Windykacja polubowna 
Windykacja sądowa 
Koszty 
Zwykle niskie (koszty administracyjne) 
Wyższe – opłaty sądowe, pełnomocnik, komornik 
Czas trwania 
Od kilku dni do kilku tygodni 
Nawet kilka lub kilkanaście miesięcy 
Relacje z dłużnikiem 
Możliwość ich utrzymania 
Często ulegają pogorszeniu lub zerwaniu 
Skuteczność 
Skuteczna przy dobrej woli dłużnika 
Wysoka w przypadku braku współpracy 
Rezultat 
Ugoda, porozumienie, raty 
Wyrok, egzekucja komornicza 
7. Podsumowanie 

Decyzja o współpracy z firmą windykacyjną powinna być oparta na analizie ekonomicznej, charakterze relacji z dłużnikiem oraz stopniu skomplikowania sprawy. Dla dużych wierzytelności, szczególnie w przypadku unikania kontaktu przez dłużnika, warto zlecić działania profesjonalistom. W innych przypadkach skuteczne może być działanie samodzielne. W każdej sytuacji kluczowe są terminowość, dokumentacja oraz świadomość dostępnych narzędzi prawnych. 

Wzór pisma do firmy windykacyjnej – zgłoszenie sprawy

[Miejscowość, data]

[Dane wierzyciela]
[Imię i nazwisko / nazwa firmy]
[Adres]
[NIP/REGON, jeśli dotyczy]

[Dane firmy windykacyjnej]

Dotyczy: Zlecenie windykacji należności – dłużnik [Imię i nazwisko / nazwa firmy]

Szanowni Państwo,

niniejszym zlecam windykację należności w kwocie [kwota] zł, wynikającej z niezapłaconej faktury nr [numer] z dnia [data], której termin płatności upłynął w dniu [data].

Pomimo wcześniejszych prób kontaktu oraz przesłanych wezwań do zapłaty, dłużnik nie uregulował należności.

W załączeniu przekazuję:
– kopię faktury,
– potwierdzenie wysłania wezwania do zapłaty,
– dane kontaktowe dłużnika.

Proszę o potwierdzenie przyjęcia sprawy oraz przedstawienie propozycji współpracy.

Z poważaniem,

[Podpis]

Załączniki:
– faktura
– wezwanie do zapłaty
– dane dłużnika

Źródło: Fundacja Togatus Pro Bono z Olsztyna.